GDPR

 

Din integritet är av största vikt för oss på S:t Sigfrids folkhögskola oavsett om du är kursdeltagare, boende, anställd, konferensgäst, kund eller leverantör. I denna personuppgiftspolicy vill vi informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter, hur de samlas in, för vilket ändamål, hur länge de sparas samt vilka rättigheter du har när det gäller information, ändring och radering av dina personuppgifter.

PERSONUPPGIFTSBEHANDLING KURSVERKSAMHET OCH KONFERENS

S:t Sigfrids folkhögskola (nedan även ”folkhögskolan”) hanterar personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.

  • Behandlingen av dina personuppgifter i samband med ansökan och/eller deltagande i folkhögskolans utbildningar, kurser, föreläsningar och evenemang sker på de rättsliga grunderna avtal samt myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse.
  • Behandlingen av dina personuppgifter i samband med bokning av boende, lokaler, måltider eller andra resurser eller tjänster som folkhögskolan tillhandahåller sker på de rättsliga grunden avtal och intresseavvägning.

PERSONUPPGIFTSBEHANDLING LEVERANTÖRER

S:t Sigfrids folkhögskola (nedan även ”folkhögskolan”) hanterar personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen. Behandlingen av dina personuppgifter i samband med uppdrag och avtal sker på de rättsliga grunderna avtal och rättslig förpliktelse.

 

PERSONUPPGIFTSBEHANDLING BOENDE

S:t Sigfrids folkhögskola (nedan även ”folkhögskolan”) hanterar personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen. Behandlingen av dina personuppgifter i samband med på de rättsliga grunderna avtal och rättslig förpliktelse.

 

SAMTYCKE

För följande personuppgifter inhämtas samtycke:

  • Bild och namnpublicering på folkhögskolans hemsida, skolkatalog och andra sociala medier.
  • Information om närmast anhörig.

INSAMLING, LAGRING OCH BEHANDLING

Personuppgifter registreras i folkhögskolans administrativa system genom:

  • ansökan till och deltagande i utbildningar, kurser, föreläsningar och evenemang gjorda genom Schoolsoft, e-post, telefonkontakt, eller på annat sätt.
  • bokning av boende, lokaler, måltider eller annan resurs gjorda genom BRP, e-post, telefonkontakt, eller på annat sätt.
  • ansökan och kontraktsskrivning för boende inom folkhögskolan gjorda genom VISMA, e-post, telefonkontakt, eller på annat sätt.
  • i samband med upphandling och avtal som leverantör av produkter och tjänster till folkhögskolan gjorda genom BRP, VISMA, e-post, telefonkontakt, eller på annat sätt.

Genom ovanstående handlingar godkänner fysiska och juridiska personer till folkhögskolans lagring och hantering av deras person- och kontaktuppgifter och att dessa får användas för (juridisk grund inom parentes):

  • att administrera och fullfölja avtalade kurser, utbildningar, boende, lokalbokningar, måltider och liknande produkter och tjänster (avtal, myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse).
  • kommunicera inför, under och för att slutföra avtalade kurser, utbildningar, boende, lokalbokningar, måltider och liknande produkter och tjänster (avtal),
  • utveckla befintligt kurs- och tjänsteutbud, samt informera om sådant som kan vara relevant för användaren (avtal, intresseavvägning).

Personuppgifter kan också förmedlas vidare till tredje part i ett led att fullgöra det som beskrivits i detta stycke.

 

INFORMATION, KORRIGERING OCH RADERING AV UPPGIFTER

Användare som önskar information om vilka uppgifter som finns lagrade, korrigering eller radering av sina personuppgifter kan kontakta S:t Sigfrids folkhögskola via receptionen på 0470-72 40 80.

Vissa uppgifter är folkhögskolan skyldig enligt lag, förordningar eller andra rättsliga regler att lagra och dessa kan inte raderas.

Användaren ansvarar själv för att uppdatera sina person- och kontaktuppgifter så att folkhögskolan ska kunna fullfölja sina åtaganden.

 

FRÅGOR OM PERSONUPPGIFTSHANTERINGEN

Vid frågor om personuppgiftshanteringen kontakta någon av folkhögskolans personuppgiftsbiträde.

  • kurs och utbildningsverksamheten: 0470-72 40 82.
  • konferensverksamheten och övrig verksamhet: 0470-72 40 80.

Personuppgiftsansvarig på S:t Sigfrids folkhögskola är rektor.

 

LAGRING OCH GALLRING

Person- och kontaktuppgifter i övrig sparas utifrån gällande lagar och regler.

Uppgifter som inte längre behövs för att genomföra avtalade kurser, utbildningar, boende, lokalbokningar, måltider och liknande produkter och tjänster gallras enligt fastlagd rutin, se nedan.

Dokument och bilder som är av historiskt intresse och som inte innehåller känsliga personuppgifter kan komma att arkiveras med stöd av arkivlagen.

Följande dokument och tillhörande personuppgifter sparas i minst 50 år:

  • Behörighetsintyg
  • Omdömesintyg
  • Kursintyg
  • Årsredovisningar

Följande dokument och tillhörande personuppgifter sparas i 10 år och gallras därefter ut:

  • Underlag för boende, lokaler, måltider eller andra resurser eller tjänster.
  • Inbetalningar, utbetalningar, kundfakturor och leverantörsfakturor.

Följande dokument och tillhörande personuppgifter sparas i 5 år och gallras därefter ut:

  • Ansökningsinformation och information och anteckningar om pågående kurser och utbildningar.
  • Elevfakturor (boende och mat) och läromedelsfakturor, såvida dessa inte gått till inkasso.

Följande dokument och tillhörande personuppgifter sparas i 5 år efter avflytt och gallras därefter ut:

  • Hyreskontrakt, ansökningsinformation.

Följande dokument och tillhörande personuppgifter sparas i 5 år efter avslutat avtal och gallras därefter ut:

  • Avtal med leverantörer av varor och tjänster.

Följande uppgifter raderas efter avslutat läsår:

  • Information i samband med ansökan bidrag hos SPSM.

Följande uppgifter raderas efter avslutad eller avbruten kurs eller utbildning:

  • Hälsodeklaration och lärkontrakt

Följande uppgifter raderas löpande:

Personuppgifter som inkommer via e-post eller annat sätt och som inte behövs för att fullgöra avtal eller rättlig förpliktelse.

 

 

 

version 23 maj 2018